Tugas dan Tanggung Jawab Resepsionis Hotel

Advertisements

Advertisements

Resepsionis hotel adalah orang yang bertanggung jawab untuk menyambut tamu dan memberikan pelayanan resepsionis di hotel. Mereka menjadi titik kontak pertama bagi tamu dan berperan penting dalam memberikan pengalaman yang positif selama menginap di hotel. Berikut adalah pengertian dan tugas-tugas umum yang dilakukan oleh seorang resepsionis hotel:

1. Pengertian Resepsionis Hotel:

   Resepsionis hotel adalah anggota staf yang bertanggung jawab untuk menyambut tamu yang datang ke hotel. Mereka berinteraksi dengan tamu secara langsung, memberikan informasi tentang layanan hotel, melakukan proses check-in dan check-out, serta memberikan bantuan untuk kebutuhan tamu selama menginap.

2. Tugas-tugas Resepsionis Hotel:

   - Penerimaan Tamu: Resepsionis hotel menyambut tamu dengan ramah dan memberikan pengarahan tentang fasilitas dan layanan yang tersedia di hotel. Mereka mengurus proses check-in, mengumpulkan data tamu, memberikan kunci kamar, dan menjelaskan aturan dan kebijakan hotel kepada tamu.

   - Check-in dan Check-out: Resepsionis hotel memproses check-in tamu dengan mengonfirmasi reservasi, mengisi formulir, dan memeriksa identitas tamu. Mereka juga mengelola proses check-out, menghitung tagihan akhir, menerima pembayaran, dan memberikan faktur atau kwitansi kepada tamu.

   - Reservasi: Resepsionis hotel menerima dan mengelola reservasi kamar melalui telepon, email, atau sistem reservasi online. Mereka memastikan ketersediaan kamar, memberikan informasi tentang tarif dan kebijakan pembatalan, serta mengonfirmasi dan mengirimkan konfirmasi reservasi kepada tamu.

   - Penanganan Panggilan Telepon: Resepsionis hotel menjawab panggilan telepon masuk dan meneruskannya ke departemen yang relevan atau memberikan informasi yang dibutuhkan. Mereka juga mengambil pesan untuk tamu yang tidak tersedia dan memastikan pesan tersebut diteruskan dengan tepat.

   - Informasi dan Bantuan Tamu: Resepsionis hotel memberikan informasi tentang tempat wisata, transportasi, restoran, dan layanan lain di area sekitar hotel. Mereka membantu tamu dengan permintaan khusus seperti pemesanan taksi, pengiriman makanan, atau kebutuhan lainnya selama menginap di hotel.

   - Koordinasi dengan Departemen Lain: Resepsionis hotel berkomunikasi dengan departemen lain di hotel seperti housekeeping, layanan kamar, atau teknisi untuk memenuhi permintaan tamu, mengatasi masalah, atau menyampaikan informasi yang relevan.

   - Administrasi dan Pembukuan: Resepsionis hotel melakukan tugas administratif seperti mengelola data tamu, pembukuan, penyimpanan dokumen, dan pemeliharaan sistem reservasi. Mereka juga mengelola catatan dan laporan harian, termasuk catatan tamu yang sedang menginap, check-in/check-out, dan kegiatan lainnya.

   - Penanganan Keluhan: Resepsionis hotel bertanggung jawab untuk menangani keluhan atau masalah yang mungkin timbul selama menginap tamu. Mereka berusaha memahami keluhan tamu, memberikan solusi yang memadai, dan melibatkan manajemen jika diperlukan.

   - Keamanan dan Keadaan Darurat: Resepsionis hotel juga berperan dalam menjaga keamanan hotel dan tamu. Mereka memantau akses ke hotel, menjaga keamanan tamu dan properti, dan mengambil tindakan jika terjadi keadaan darurat seperti kebakaran atau kecelakaan.

Peran seorang resepsionis hotel sangat penting dalam memberikan pengalaman positif kepada tamu. Mereka harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik, kemampuan multitasking, kesabaran, dan pengetahuan tentang layanan hotel.

Advertisements